Lesson3:表で魅せる!資料

資料の細部を統一することで
見やすく、使いやすい資料に変わっていきます

この、細部の統一感があることは大前提ですが
資料は、パッと見た印象も大切です

ここまでは、どちらかというと文書
WordやGoogleドキュメント、Macでいうなら、Pages
などの『文書作成アプリ』
を使った資料作成のコツをお伝えしました
(もちろん、表を作る時も共通します)

今回は、『表計算ソフト』
ExcelやGoogleスプレッドシート、Macでいうなら、Numbers
などを使った資料作成のコツをお伝えしていきます!

 

見やすく、使いやすい資料は 【細部の統一感】

資料を作成するうえで大切なのは
見る人が【見やすい】
使う人が【使いやすい】
ということです

それには、パッと見の美しさが大切になります

パッと見の美しさには

【細部の統一感】

が大前提です

パッと見の美しさを整える4つのポイント

【細部の統一感】
を出すためには、押さえておくべきポイントが4つあります

  1. 全角半角を合わせる
  2. 句読点を合わせる
  3. 文字の位置を揃える
  4. 送り仮名を統一させる

【細部の統一感】 の詳細についてはコチラをご覧ください

 

魅せる!表の3つのポイント

私の話になりますが、
お客様にデータを一覧にまとめてお送りすると

「いつも資料が見やすいです!!」

と、
とてもうれしいお言葉をいただきます (^^♪

何を気を付けると
「いつも見やすい」
と言われる資料が作れるのでしょうか?

ポイントは3つあります!

  1. 表のタイトル行は他の行と区別付くようにする
  2. 項目によって左寄せ、右寄せなどを決める
  3. 1ページに収めるのはどこまでにするか決める

ひとつずつ、具体的に解説します!

 

1.表のタイトル行は他の行と区別付くようにする

表の場合、
1行目をタイトル行にすることがほとんどです

「だからわかるでしょ」
ではいけません。

タイトルの行とデータの行が
一目で区別付くよう
にしておきましょう!

タイトル行の設定でよく使う方法として

  • タイトル行を色付けする
  • タイトル行の文字を太字にする
  • タイトル行の文字を中央寄せする

の3つの設定があります

こちら↓は例です

商品 価格(円)
ボールペン 580
シャープペン 98
ノート 150
  • タイトルの行は背景色付き
  • タイトルの行は太字
  • タイトルの行は中央寄せ

になっています

そうすることで
他のデータの行との違いが分かりやすくなります (*^^)b

 

2.項目によって左寄せ、右寄せなどを決める

『細部の統一感』でも説明してますように、
数字は右寄せにすると見栄えがよくなります

数字以外は左寄せがいいです

なぜなら、
文字列を中央にしてしまうと、
文字数が違うと
凸凹してしまって
見づらくなってしまうからです

文字列を中央寄せにすると、凸凹する

商品 価格(円)
3色ボールペン 580
鉛筆 98
ノート3冊 150

文字列を左寄せにして、文字の開始位置を揃える

商品 価格(円)
3色ボールペン 580
鉛筆 98
ノート3冊 150

表は基本的に、

  • 項目は左寄せ
  • 数字は右寄せ
  • 数字は3桁ごとにカンマを入れる

することをおススメします

文字列を左寄せにして、文字の開始位置を揃える
文章が長くなる場合は、折り返して全体を表示する

商品 価格(円) 商品説明
3色ボールペン 580 黒色とマゼンダの2色使いでデザイン性も高い
鉛筆 98 軽く、持ちやすく、文字が書きやすい
ノート3冊 150 油性のペンで文字を書いても、裏のページに文字がうつらない
お得な3冊セット

気を付けたいのが
セルの幅よりも文字数が大きくなった場合です

「折り返して全体を表示」

する方法や

「文字のサイズを自動で調整」

にする方法などがあります

決して
「セルの途中で切れて読めない (>_<)」
とならないようにしてくださいね!

 

3.1ページに収めるのはどこまでにするか決める

表の場合、
ついつい、横長になってしまうことがあります

  • 印刷したら途中で切れてしまった
  • 2枚に分かれてしまった

ということありませんか?

そうならないために、
印刷することを想定してどこまでを1ページに収めるのか
を、決めておくことをおススメします

ちなみに

2ページ以上になる場合は
2ページ以降もタイトル行が印刷されるように設定する
より見やすくなります!

 

まとめ

ここまでお読みいただきありがとうございます!

一覧の表を資料で作る場合にも、
Wordなどの文書の資料を同じく、

【細部が揃っていること】【パッと見たときの美しさ】

を意識していくことは、大切です

そのために、次の3つのポイント

  1. 表のタイトル行は他の行と区別付くようにする
  2. 項目によって左寄せ、右寄せなどを決める
  3. 1ページに収めるのはどこまでにするか決める

を抑えてみてください!

あなたが作った資料を見て、使う
その人が

「見やすい!」
「使いやすい!」

と思ってもらえる資料を作っていきたいですよね (^^♪


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