資料の「内容」よりも、まず【見た目】という事実
資料作成において、「細部」と言われると、
どんなことを思い浮かべますか？
「細部」 といっても人それぞれですが
「え！？そんなところまで！？」
というくらい
細部にこだわって資料を作成してほしいです！
なぜなら、
たとえ、あなたが気にならなくても
気になる人がいるからです
決して、あなたの基準で作成してはいけないのです！
たとえば、
会議で、プレゼンをする場合、
プレゼン資料の細部が整っていないと
資料の内容よりも書き方についての指摘から始まり
肝心の内容の話になる前に時間切れ
ということもあり得ます
資料は、見た目よりも内容でしょ！？
「資料なんて見た目よりも内容でしょ」
そう言いたくなる気持ちもわかります
ただ、、
資料とは
あなたのメモ書き、覚え書き
ではなく
あくまでも
【報告する】ためのもの
なので
体裁を整えることは大切です
体裁を整える・・・つまり
資料の【統一感】が必要となってきます
それでは、
資料の【統一感】
を出すための
【細部】
とは、どんなことなのかについて
具体的にお伝えしていきますね (*^-^)b
資料の【統一感】を出す4つのポイント
資料の【統一感】
を出すためには
次の４つの【細部】
があります
- 全角半角を合わせる
- 句読点を合わせる
- 文字の位置を揃える
- 送り仮名を統一させる
ひとつずつ、具体的に解説しますね！
1．全角半角を合わせる
もうこれは、
「読んで字のごとく」
になります
数字やアルファベットは【全角か、半角か】
を合わせましょう！
カタカナも 【全角か、半角か】
合わせてくださいね！
Macbook と Ｍａｃｂｏｏｋ
が
ひとつの資料の中に混在するのは、イケてないです (>_<)
ノートパソコン と ﾉｰﾄﾊﾟｿｺﾝ
が
ひとつの資料の中に混在するのも、イケてないです (>_<)
上の表記を見て、
「どっちかに統一してぇ～」
って思いませんか？
それでは
どうすればよいのか？
ポイントは
あらかじめ決めてしまうこと！
です
「数字は半角にする」
「カタカナは全角にする」
あなたの中で決めてしまいましょう！
数字とアルファベットは「半角」
カタカナは「全角」
が一般的に多いです
数字は、強調したいときは全角にすることもあります
例えば「～～するための３つの理由」などの場合です
また、数字は３桁ごとにカンマを入れる読みやすくなります
3,000 と 3000
どちらのほうが見やすいか、見慣れているか、
で決めるとよいです！
2．句読点を合わせる
句読点とは「、」「。」です
「、」「。」を使うのか
「，」「．」を使うのか
また
半角の「,」「.」を使うのか
句読点についても
あらかじめ決めてしまうこと！
が大切です
資料の見やすさは、『細部』の統一感です．
『細部』をこだわることは，本当に大切です。
という文章を見て、どう思いますか？
違和感を感じませんか？
資料の見やすさは、『細部』の統一感です。
『細部』をこだわることは、本当に大切です。
のほうが見やすくありませんか？
3．文字の位置を揃える
【文字の位置を揃える】というのは、どういうことだと思いますか？
- 先頭文字を1文字下げる。または下げない
- 箇条書きの位置を下げる
- 箇条書きの大項目、中項目、小項目の開始位置を合わせる
- 表のセンタリング、右寄せ、左寄せ
- 表の縦の位置（上揃え、中央揃え、下揃え）
・・・などなど
上の3つは、Wordなどの文書で特に気にしたいことです
最後の2つは、Excelなどで表を作成する際に気にしてほしいことです
数字は中央寄せにすると、
2桁の数字と3桁の数字などが混ざったときに
凸凹に見えてしまうので、右寄せするときれいです
数字の列を中央寄せしている場合
| 商品 | 価格（円） |
| ボールペン | 580 |
| シャープペン | 98 |
| ノート | 150 |
数字の列を右寄せしている場合
| 商品 | 価格（円） |
| ボールペン | 580 |
| シャープペン | 98 |
| ノート | 150 |
ExcelやGoogleスプレッドシートは
縦位置のデフォルト設定が
「下付け」になっていることが多いです
下付けは、セルの上に余白ができる場合があって
間延びして見えます
縦位置が下揃えになっている場合
| 商品 | 商品説明 |
| ボールペン | 黒色とマゼンダの2色使いでデザイン性も高い |
| シャープペン | 軽く、持ちやすく、文字が書きやすい |
| ノート | 油性のペンで文字を書いても、裏のページに文字がうつらない |
縦位置が中央揃えになっている場合
| 商品 | 商品説明 |
| ボールペン | 黒色とマゼンダの2色使いでデザイン性も高い |
| シャープペン | 軽く、持ちやすく、文字が書きやすい |
| ノート | 油性のペンで文字を書いても、裏のページに文字がうつらない |
二つを見比べてください
「上揃え」か「中央揃え」にするとバランスがよいのがわかりますよね
4．送り仮名を統一させる
ちょっと意味がわかりにくいですよね。。。
具体的に書いて説明しますね！
「読み込む」という言葉の場合
名詞は「よみこみ」
動詞は「よみこむ」
です
この場合
名詞は「読込み」
動詞は「読み込む」
と書きます
「といあわせ」も
名詞は「問合せ」
動詞は「問い合わせる」
と書きます
これは、必ずしもこう書くのが正解ということではなく
名詞で使う場合との送り仮名はいつも同じ
動詞で使う場合の送り仮名はいつも同じ
に統一しましょう！
ということです
ひとつの資料の中に
ファイルを読み込む時間を改善していたら
読込むスピードが半分になった
というように、
「よみこむ」という動詞が
一つの資料の中に
「読み込む」と「読込む」が混在しないようにしてくださいねー
ということです！
まとめ
ここまでお読みいただきありがとうございます！
「見せる」ではなく
【魅せる】と
表現している意味が伝わりましたでしょうか？
資料は内容ができているのは大前提です
内容を読んでもらう以前に
【見た目が大切】
が重要です
見た目は 【統一感】 から成り立ちます
【細部が揃っていること】で統一感が出てきます
もしも
「え！？そんなところまで！？」
と思ったとしたら
その考え方は捨ててください！
「気づかれないかもしれないけれど
こんな細かい部分までこだわって揃えてますよ」
くらいに思えるようになってくださいね！！
資料作成する際に、
あらかじめ『記述の規約』や『ルール』が決められている場合は
もちろん、それに従ってください
そういうものがない場合は
あなたの中でのルールを決めて
作成するようにしてくださいね！
決して、
いろいろな記述方法がごちゃ混ぜにならないように
してくださいねー！
7日間の無料メールレッスンを受講する
あなたが作る資料のクォリティが上がれば
お客様からの信頼度が上がります
信頼度が上がれば、収入を上がります
収入が上がれば、あなたのやりがいが上がります
信頼度UP→収入UP→やりがいUP
の無限ループが止まらない
魅せる！使える！
資料作成メールレッスン
